¿Cómo escribir un email formal en inglés?


3 minutos lectura

Hoy en día la forma más común de comunicarse a todo nivel, especialmente en el mundo profesional o de negocios, es a través de un correo electrónico o email. Dependiendo de la confianza o el tipo de relación que se tenga con el destinatario, el email puede ser formal o informal. A continuación encontrarás una guía con tips para escribir un email formal en ingles.

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1. Asunto (Subject):

Es sobre lo que se trata el email, el tema o asunto, debe ser claro, corto y conciso.

Ejemplos:
Information request: Solicitud de información
Application for Marketing Assistant position – Pedro Pérez Resumé: Solicitud para la posición de Asistente de Marketing. Pedro Pérez CV
Agenda for meeting Nov 10 at 10 am: Agenda para la reunión del 10 de noviembre a las 10 am
Nov 10 meeting follow-up and next steps: Seguimiento y próximos pasos de la reunión del 10 de noviembre

2. Estructura del email

Inicia tu email con un saludo. Como nos estamos refiriendo a un email formal este saludo comenzará con: Dear (Estimado o Estimada, también se utiliza en plural).

Dear Mr. Smith o Mr. John Smith (caso de un hombre)
Dear Mrs. Smith o Mrs. Jane Smith (caso de una mujer casada)
Dear Miss Smith o Miss Jane Smith (caso de una mujer soltera)
Dear Ms. Smith o Ms. Jane Smith (caso de una mujer de la que se desconoce su estado civil, esta es la forma más apropiada para dirigirse a ella).

Cuando se desconoce el destinatario y/o nombre de las personas se utiliza el siguiente tratamiento:

Dear Sirs (Estimados señores). Para dirigirse a un grupo de personas desconocidas o a un departamento.
Dear Sir or Madam (Estimado Señor o Estimada Señora).
To whom it may concern (A quien pueda interesar)

2.2. Cuerpo del email (Email body)

En el cuerpo del email indicas el por qué estás escribiendo, explicas el motivo de tu comunicación. Te sugerimos frases claras y precisas. No extenderte en frases muy largas.
En este caso podrías comenzar de la siguiente manera:

I am writing in reference to…
Le escribo en referencia a…

Por ejemplo, en el caso de estar haciendo una solicitud de información, puedes iniciarlo con una frase como:

I would appreciate it if you could send me detailed information about…
Agradecería si pudiera enviarme información detallada acerca de…
Would you please send me more information about…?
¿Podría enviarme más información acerca de…?
I am interested in… and I would like to know…
Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…

Si estás escribiendo en nombre de otra persona:

I am writing on behalf Mr. Pedro Pérez regarding…
Le escribo en nombre del Sr. Pedro Pérez respecto a…

Si estás enviando unos documentos anexos:

Attached please find the documents regarding…
Please find enclosed the documents regarding…
Adjunto encontrará los documentos respecto a…

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2.3. Cierre y despedida. (Closing)

Para terminar puedes incluir una oración agradeciendo la atención prestada a tu email y/o poniéndote a la orden si necesita contactarte para solicitar información adicional o coordinar una reunión.

Ejemplos:

Thank you for your assistance in this matter
Gracias por su ayuda en este asunto
If you need further assistance do not hesitate to contact me.
Si necesita ayuda adicional no dude en ponerse en contacto conmigo.

Para finalizar incluye una de las siguientes frases de despedida y tu firma (nombre y apellido, título o posición, nombre de la compañía, etc.)

Yours sincerely,
Best, warm or kind regards,
Todas equivalen a atentamente o le saluda atentamente.

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Comentarios


    Jesus Adolfo Maldonado dice:

    Sres. Open English

    Me dirijo a uds. con la finalidad de hacer un reclamo formal, por el cobro indebido que realizaron.
    El caso es que el día lunes 16 de enero de 2023 recibí un mensaje por whatsapp informandome lo siguiente:

    ¡Jesus Adolfo! No todas las cosas buenas llegan a su fin 😎. El período de compromiso de tu contrato está a punto de finalizar; sin embargo, el acceso a la plataforma de aprendizaje no será interrumpido y continuarás con una suscripción mensual sin cambio en el precio. 😉 Ante cualquier consulta, no dudes en comunicarte a nuestras líneas de atención telefónica 👉 +18552447008.

    copia de la conversación:
    [16/1 5:04 p. m.] Jesus A Maldonado Feo: Puede decirme cuando exactamente termina el periodo de mi contrato?
    [16/1 5:04 p. m.] Open English: El tiempo regular de tu suscripción va hasta el día 16 de febrero de 2023.
    [16/1 5:06 p. m.] Jesus A Maldonado Feo: Gracias, creo que después de esa fecha no podré continuar, ya que el monto mensual se me hace un poco difícil de cumplir
    [16/1 5:07 p. m.] Open English: En ese caso puedo comunicarte con el área encargada, para que ellos te ofrezcan una mejor opción de pago, en caso de que desees contratar un segundo año.
    [16/1 5:07 p. m.] Jesus A Maldonado Feo: Eso sería de gran ayuda
    [16/1 5:09 p. m.] Open English: ¿Puedes recibir mi llamada en este momento?
    [16/1 5:10 p. m.] Jesus A Maldonado Feo: Si

    Ese día la persona que me atendió me informó que el personal de Administración en Colombia no podía atenderme porque trabajaban hasta las 4pm y que debía llamar al día siguiente. le indique que por favor dejara mi inquietud en un mensaje para que me llamaran. No me llamaro , así que yo los llame de nuevo al dia siguiente 17 de enero 2022.

    copia de la conversación:
    [17/1 10:54 a. m.] Jesus A Maldonado Feo: Ayer recibí un mensaje de ustedes que decia:
    [17/1 10:54 a. m.] Open English: Bienvenid@ al canal de WhatsApp de Open English
    [17/1 10:54 a. m.] Jesus A Maldonado Feo: ¡Jesus Adolfo! No todas las cosas buenas llegan a su fin 😎. El período de compromiso de tu contrato está a punto de finalizar; sin embargo, el acceso a la plataforma de aprendizaje no será interrumpido y continuarás con una suscripción mensual sin cambio en el precio. 😉 Ante cualquier consulta, no dudes en comunicarte a nuestras líneas de atención telefónica 👉 +18552447008.
    [17/1 10:55 a. m.] Jesus A Maldonado Feo: Le conteste :
    [17/1 10:55 a. m.] Jesus A Maldonado Feo: Gracias, creo que después de esa fecha no podre continuara, ya que el monto mensual se me hace un poco difícil de cumplir
    [17/1 10:55 a. m.] Open English: ¡Hi😜 Jesus, te doy la bienvenida al Whatsapp Open English y Next-U 😉 mi nombre es Hugo Venegas! Al finalizar recibirás a tu correo una encuesta para que por favor califiques mi servicio, 😎📚 hoy me encargaré de aclarar todas tus inquietudes✨😎.
    [17/1 10:55 a. m.] Jesus A Maldonado Feo: Me ofrecieron comunicarme con otro departamento
    [17/1 10:59 a. m.] Open English: Ya que estamos comunicados, vía telefónica, 📞 procederé a cerrar esta conversación escrita. Sin embargo, estaré disponible para cualquier inquietud o trámite, posterior, que necesites. 🤗

    La persona que me atendió me ofreció dos alternativas. La primera tomar el servicio con pagos mensuales por 41 dólares y La segunda con un pago único por 340 dólares, el cual abarcaba el servicio por 12 consecutivos.
    Decidí tomar la segunda opción con la CONDICIÓN que este nuevo contrato de servicio se hiciera por 13 meses, ANULANDO Y SUSTITUYENDO desde ese mismo día (16 de enero de 2022), el contrato de servicio anterior, que finalizaba el 17 de febrero.

    Así fue aceptado por ustedes, además la persona que me atendió ( Hugo Venegas ) me informo que, habían hecho otro ajusten y que iban a facturar los 13 meses a razón de 27 dolares mensuales, siempre y cuando hiciera un solo pago, por la cantidad de 351 dolares, hise e pago en el momento y se me envío una factura por esa cantidad.
    Mi asombro es que ayer en la noche cuando reviso la cuenta veo que no solo esta cargado los 351 dolares del nuevo contrato sino que ademas me cargaron 67 dolares correspondientes al mes de febrero de 2023 que ya se había acordado no iban a facturar, por que fueron sumados al nuevo convenio.
    Ma sombra mas aun que cundo llamo hoy, pesando que es un error y que lo van a corregir, la persona que me atendió, prácticamente me dijo que eso era mi culpa y que yo debía asumir el CARGO DOBLE por el mismo mes.O QUE ESPERAR TRES DÍAS A QUE REVISARAN PARA DARME UNA RESPUESTA, CUANDO ES EVIDENTE EN LA MISMA FACTURA QUE ME ENVIARON, QUE ME ESTÁN COBRANDO DOBLE EL MES DE FEBRERO DE 2023

    Lamento que después de casi un año de excelentes relaciones, el trato haya cambiado por un reclamo justo y documentado. La respuesta de esta señorita (Heidy Novoa) fue que haro tenia 14 MESES PARA CUSRAS SOLO TRES NIVELES, PERO QUE SI QUERIA RECLAMAR debía esperar 3 dias para que me dieran una respuesta, cuando no se tomaron NI CINCO MINUTOS CUANDO FUI A COMPRAR Y PAGAR el servicio.

    Espero una pronta respuesta a mi justo reclamo.

    Jesus Adolfo Maldonado Feo
    Strategic Profiles
    Director
    0414 2644629
    jamaldonadof@gmail.com

    Open English dice:

    Hola, Jesus, buenas tardes para ti. En este momento validaré la información. Sabes que cuentas con nosotros.

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