Evaluación de la Capacitación: Guía Completa para Empresas

La capacitación empresarial toma cada año mayor relevancia para las empresas que buscan destacar y crecer en un mercado competitivo. Actualmente, tener productos o servicios de calidad y un personal experto, no es suficiente. La actualización constante en conocimientos, competencias y herramientas tecnológicas se ha convertido en un factor crucial para aumentar la productividad, el desempeño laboral y asegurar una mayor eficiencia.

Por su parte, la formación en inglés se destaca como una inversión rentable para las empresas que buscan expandirse globalmente, y con mucha razón, pues las compañías que invierten en programas de capacitación pueden tener un margen de ganancias un 24% mayor frente a aquellas que no lo hacen.

Esta estrategia de formación suena bastante bien, ¿verdad?, pero en realidad, su implementación es solo una parte de todo lo que se necesita para que sea exitosa, pues se está dejando de lado un elemento clave que permite que sea realmente eficiente: la evaluación de la capacitación.

¿Has pensado en evaluar tu plan de capacitación empresarial pero no sabes cómo hacerlo? En este artículo te contaremos todo sobre este proceso indispensable y los diferentes métodos exitosos que puedes implementar según las necesidades de tu empresa.

 

 

¿Qué es la Evaluación de la Capacitación?

La evaluación de la capacitación es el análisis exhaustivo del proceso de formación y los logros que determinan la efectividad y el retorno de la inversión (ROI) del programa.

Para que sea exitosa, deben evaluarse varios factores: desde la metodología, usabilidad y experiencia de los trabajadores, hasta la evolución de sus competencias e implementación de estas en su rol laboral.

En el caso de las capacitaciones para el dominio del inglés, es fundamental evaluar el nivel inicial del idioma de los colaboradores vs el nivel actual, así como su desempeño frente a cada habilidad del idioma (escritura, escucha, lectura, habla), para afrontar nuevos retos empresariales.

Beneficios de una Evaluación de Capacitación Efectiva

Los beneficios de la evaluación del programa de formación empresarial son innumerables, ya que analizando en detalle cada aspecto que lo compone y los resultados que arroja, se puede corregir sobre la marcha, tomar decisiones más acertadas y hasta obtener una reducción de costos en próximas capacitaciones. Algunos de los beneficios más relevantes son:

✅ Optimización continua del aprendizaje:

No se trata solo de aprender, se trata de mejorar constantemente. Una evaluación efectiva destila la esencia de los objetivos de aprendizaje y permite hacer ajustes en tiempo real que maximicen un impacto positivo tanto para los colaboradores, como para la compañía.

✅ Conexión con los objetivos empresariales:

Los programas de aprendizaje son aliados estratégicos que no solo capacitan, sino que también marchan al ritmo de los objetivos comerciales de la empresa. La evaluación, como un proceso sistemático, garantiza esta alineación, transformando la capacitación del personal en un motor directo hacia el éxito.

✅ Retención de talento y satisfacción laboral:

En un mercado donde el capital humano es uno de los bienes más preciados, la capacitación bien evaluada se convierte en un imán para atraer y retener los mejores talentos. Los programas de desarrollo profesional correctamente ejecutados sin duda aumentan la satisfacción y el compromiso de los colaboradores y, por ende, pueden elevar el índice de retención de la organización hasta en un 34%.

 

 

Modelos y Métodos de Evaluación

A la hora de evaluar un programa y/o proceso de formación profesional, existen varios modelos de evaluación que se pueden implementar para determinar de forma objetiva su grado de efectividad. Veamos 4 de los más reconocidos y usados:

1. La Taxonomía de Kirkpatrick

Este modelo de evaluación, creado en la década de los 50 por Donald Kirkpatrick, sigue siendo hasta el día de hoy uno de los más conocidos y usados por las empresas del mundo. Consiste en examinar 4 niveles de evaluación: Reacción, Aprendizaje, Comportamiento y Resultados.

Nivel 1: Reacción

En esta primera fase, el objetivo es identificar el grado de satisfacción de los colaboradores con el programa de capacitación. Para ello, puedes crear cuestionarios o encuestas con varias opciones de respuesta (escala Likert) sobre su experiencia de aprendizaje, la metodología del curso, las herramientas que se implementaron y demás factores relevantes.

Nivel 2: Aprendizaje

En este nivel se ponen a prueba los conocimientos adquiridos por los trabajadores durante el programa. En el caso del inglés, es pertinente realizar una prueba de nivel del idioma antes de iniciar la capacitación, tal como lo hace el Leveling Test gratuito de Open English Business, y luego otra al final de la formación para corroborar sus avances.

Revisar periódicamente los certificados obtenidos por los colaboradores y sus reportes de progreso es también una gran opción para estar al tanto del programa. Esta información gratuita está disponible 24/7 en la plataforma de inglés para empresas de Open English Business.

Nivel 3: Comportamiento

Luego de analizar la experiencia de los colaboradores y su nivel de conocimientos adquiridos, es clave identificar si ese aprendizaje está siendo aplicado de forma óptima en su trabajo. Para ello, es fundamental consultar con tus equipos cercanos, supervisores, clientes, subordinados, y otros, cómo es ahora el rendimiento y desempeño de cada trabajador con esta nueva habilidad.

Para identificarlo, puedes realizar sesiones de Focus Group, encuestas a clientes y proveedores, entrevistas con managers y colegas, entre otras opciones.

Nivel 4: Resultados

Este sin duda es el nivel más importante, ya que al final, lo que determina si una capacitación fue exitosa o no, es si verdaderamente generó un impacto real y significativo para la empresa y tus equipos, y si se cumplieron los objetivos propuestos desde el principio.

Para ello, es importante evaluar diferentes resultados clave que se esperan de los procesos de capacitación, como: mejora de la calidad del trabajo, aumento de la productividad, mayor eficiencia, nivel elevado de satisfacción del cliente y mayor compromiso de los trabajadores.

Aunque la metodología de Kirkpatrick es muy conocida, tiene algunas limitaciones que le impiden ser la más conveniente para encontrar mejoras puntuales, ya que solo analiza si la capacitación funciona o no, sin encontrar datos más subjetivos e intangibles del aprendizaje.

 

 

2. La Metodología Phillips ROI

El modelo de ROI de Phillips, fue creado por Jack Phillips, y retoma básicamente los mismos niveles del método de Kirkpatrick, pero añade un nivel extra enfocado en el retorno de la inversión (ROI) de las capacitaciones. A diferencia de la Taxonomía de Kirkpatrick que se enfoca solo en medir el aprendizaje en términos de retorno de las expectativas (ROE) de las partes interesadas.

Este análisis del ROI les permite a las empresas evaluar el costo-beneficio de sus capacitaciones y comprobar si su inversión arrojó o no resultados positivos.

Para medir este ROI, es importante recolectar datos antes, durante y después del proceso de capacitación y hacer una evaluación del impacto que este generó sobre los objetivos planteados. Si el valor recibido fue superior al presupuesto invertido o proporcional, sin duda fue una buena inversión, si no, se debe revisar en detalle cada factor negativo que pudo influir y corregir en una próxima oportunidad.

3. El Modelo CIPP

Creado por Daniel Stufflebeam en la década de los 60, el modelo CIPP es un método de evaluación enfocado en 4 aspectos: Contexto, Insumo, Proceso, y Producto, de allí sus siglas.

 A diferencia de los modelos anteriores, el CIPP tiene como objetivo vincular la evaluación con la toma de decisiones para encontrar soluciones hacía unos planes de capacitación más acertados.

• Contexto (C): Examina la situación y necesidades antes de implementar la capacitación, considerando factores externos e internos que podrían influir en su efectividad.
• Insumo (I): Evalúa los recursos y estrategias utilizados en el diseño e implementación de la capacitación, analizando la calidad de los materiales, la idoneidad de los instructores y otros factores relevantes.
• Proceso (P): Se centra en la ejecución de la capacitación, evaluando cómo se lleva a cabo y cómo se adapta a las necesidades identificadas en las fases anteriores.
• Producto (P): Examina los resultados finales de la capacitación, incluyendo el impacto en los participantes, la organización y el logro de los objetivos definidos.

Este modelo es uno de los más apropiados para las empresas porque les proporciona una perspectiva completa que aborda todas las etapas del proceso de capacitación, desde la planificación, hasta los resultados, permitiendo así una evaluación holística y orientada hacia la mejora continua.

4. Evaluación 360 Grados

El modelo de evaluación de capacitación 360 grados suele ser liderado por el departamento de Recursos Humanos y busca recopilar información relevante y una retroalimentación de múltiples fuentes o actores involucrados, incluyendo supervisores, colegas, subordinados y del mismo colaborador que participó en el programa de capacitación laboral.

En este enfoque, se busca obtener una perspectiva completa y equilibrada sobre las nuevas habilidades, competencias y desempeño del colaborador, más allá de su rendimiento en términos técnicos.

La diversidad de perspectivas de este método proporciona en sí, una visión más completa y contextualizada de los resultados de la capacitación.

Indicadores Clave para la Evaluación de la Capacitación

Existen diferentes indicadores clave para evaluar las capacitaciones empresariales. Estas medidas son fundamentales para proporcionar información valiosa sobre la efectividad y el impacto de los programas de formación en una organización. Estas son algunas de las métricas de capacitación más importantes:

1. Tasa de involucramiento

La tasa de involucramiento mide el porcentaje de colaboradores que participan activamente en los programas de capacitación designados en relación con el total de empleados elegibles para la formación.

Una alta tasa de involucramiento indica un interés y compromiso significativos, lo que sugiere que los colaboradores están tomando en serio las oportunidades de aprendizaje y que el programa los motiva a hacerlo.

2. Tasa de finalización

Indica el porcentaje de empleados que completaron exitosamente el programa de capacitación.

Cuando esta tasa de finalización es alta, se comprueba que los trabajadores no solo participaron, sino que también terminaron el programa y pueden tener una mayor retención de conocimientos.

3. Retención de empleados

Este indicador mide la proporción de colaboradores que optan por quedarse en la organización después de recibir capacitación.

Una buena retención de empleados después de la capacitación demuestra que los programas no solo benefician a los trabajadores, sino que también contribuyen a la tasa de retención de talento de la compañía.

4. Ascenso profesional

Evalúa el número de trabajadores que experimentan ascensos o avances profesionales después de la capacitación.

Un aumento en los ascensos puede sugerir que la capacitación ha mejorado las habilidades y competencias de los colaboradores, llevándolos a roles más avanzados.

5. Costo por persona formada

Este indicador calcula el gasto del programa de formación para cada uno de los colaboradores capacitados.

Un bajo costo por persona formada indica eficiencia en el uso de recursos, mientras que un alto costo puede requerir una revisión de la estrategia de capacitación.

3 Pasos Clave para Implementar una Evaluación de Capacitación en tu Empresa

Ahora que ya conoces la importancia de evaluar rigurosamente los programas de formación que incorporas en tu empresa, los modelos de evaluación existentes y los indicadores clave para lograrlo con éxito, es hora de comenzar la implementación. Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Identificar las Necesidades y Objetivos

Revisa, analiza y detecta las necesidades de tu empresa en el corto, mediano y largo plazo, y establece metas claras que te ayuden a entender realmente por qué, para qué y cómo un programa de capacitación es la mejor alternativa para alcanzarlas.

Por ejemplo: Si uno de los objetivos es expandir la compañía hacia nuevos mercados globales, una capacitación en el dominio del inglés es justo lo que necesitan los colaboradores para conectar con nuevos clientes globales y lograr negocios efectivos.

2. Selección del Modelo de Evaluación Adecuado

Identifica cuál de los modelos de evaluación te brinda un panorama más claro y acorde a tus objetivos empresariales. La mayoría de las veces es más conveniente usar varios de ellos y aprovechar sus beneficios individuales para potenciar las carencias o limitaciones de uno o de otro. Sin embargo, solo tú sabes cuál es el más conveniente y eficiente para superar los desafíos que enfrenta tu organización.

3. Recolección y Análisis de Datos

Hacer una investigación exhaustiva que arroje datos de alto valor para la toma de decisiones, es primordial. Para ello, existen diferentes herramientas y técnicas de recolección muy útiles que facilitan el proceso y aportan una visión más objetiva y detallada. Estas deberían implementarse en las diferentes etapas del proceso de formación (antes, durante y después), para asegurar una evaluación más precisa. Algunas de las herramientas de evaluación más comunes son:

• Cuestionarios y encuestas: Conjunto de preguntas clave para recopilar información valiosa, conocer opiniones y reacciones de los colaboradores frente a la capacitación designada (encuesta de satisfacción), calidad del programa y de los profesores, entre otros hallazgos.
• Entrevistas individuales o grupales: Al igual que los cuestionarios, su objetivo es reunir datos importantes. Sin embargo, las entrevistas ayudan a revelar con mayor precisión la actitud, comportamiento y postura de los trabajadores y personal implicado, frente a la capacitación recibida o por recibir.
• Observación directa: Observar cambios de comportamiento y analizar el desempeño de los colaboradores es el objetivo de esta técnica, que, a diferencia de las dos anteriores, no se basa en la opinión de los equipos, sino en lo que demuestran en el lugar de trabajo.
• Evaluaciones de impacto: Consiste en hacer un análisis exhaustivo del impacto de la capacitación en el desempeño actual y real de los colaboradores. Acá se pueden medir sus nuevas habilidades, competencias técnicas, o respuestas frente a nuevos retos laborales.

 

 

Uso de la Tecnología para Evaluaciones de Capacitación más Efectivas

En la actualidad, la integración de plataformas tecnológicas y software innovadores de evaluación, han demostrado ser una estrategia clave para medir con mayor facilidad y exactitud el éxito de las capacitaciones empresariales y su impacto dentro de las compañías.

Herramientas como sistemas de gestión del aprendizaje (Learning Management System – LMS), plataformas de evaluación en línea y software de análisis de datos proporcionan una estructura sólida para la recopilación y el análisis de información clave. Estas tecnologías ofrecen:

• Seguimiento Personalizado: Permiten un monitoreo detallado del progreso individual de los trabajadores a lo largo de la capacitación, identificando áreas de fortaleza y oportunidades de mejora.
• Automatización de Evaluaciones: Facilitan la creación, distribución y calificación automatizada de pruebas y cuestionarios, agilizando el proceso de evaluación.
• Acceso On-Demand: Ofrecen acceso instantáneo a recursos de capacitación y evaluación, permitiendo a los colaboradores aprender a su propio ritmo y en cualquier lugar.

Cada vez son más las empresas líderes alrededor del mundo que incorporan este tipo de tecnologías para capacitar a sus colaboradores y evaluar sus procesos de evaluación, y no es para menos, ya que las ventajas de hacerlo son significativas. Algunas de ellas son:

• Mejora de la Retención de Conocimientos: Empresas que han implementado plataformas interactivas y simulaciones virtuales han experimentado un aumento representativo en la retención de conocimientos, ya que los trabajadores participan activamente en entornos de aprendizaje inmersivos.
• Análisis Predictivo para la Personalización: El uso de algoritmos de análisis predictivo ha permitido la personalización de los programas de capacitación según las necesidades individuales de los colaboradores, mejorando la relevancia y el impacto de la formación.
• Medición Cuantitativa del Impacto Empresarial: La implementación de software analítico avanzado ha permitido a las empresas cuantificar de manera más precisa el impacto de la capacitación en resultados empresariales tangibles, como mejoras en la productividad, la calidad del trabajo y la satisfacción del cliente.

Desafíos Comunes y Cómo Superarlos

Implementar y evaluar un programa de capacitación empresarial, es un reto y un aprendizaje constante que siempre trae consigo alguna novedad. Las circunstancias y necesidades de las empresas cambian, surgen nuevas estrategias, los colaboradores atraviesan nuevas etapas profesionales, el mercado evoluciona, en fin. Por eso, hoy queremos mencionarte algunos de ellos para que los consideres durante todo el proceso y no te lleguen de sorpresa.

• Resistencia al Cambio: Es muy común que los trabajadores puedan sentirse incómodos o temerosos ante nuevas formas de aprender y trabajar. A eso, súmale el ser evaluados por su proceso y sentir que están bajo una lupa constante. Por eso, es importante transmitirles confianza y expresarles que más que ponerlos a prueba, es un incentivo para su crecimiento profesional. Para lograrlo, es muy importante que los líderes de cada área ejerzan una influencia positiva y actúen como modelos a seguir durante la transición.
• Limitaciones de Presupuesto: Los presupuestos limitados pueden restringir la inversión en tecnologías y recursos necesarios para programas de capacitación efectivos. Si este es el caso, lo más recomendable es priorizar las áreas de capacitación más críticas y alinear los recursos disponibles con las necesidades prioritarias. También puedes utilizar, mientras tanto, plataformas en línea gratuitas, recursos educativos abiertos y otras opciones de bajo costo para maximizar el impacto con los recursos disponibles.
• Falta de Seguimiento: De nada sirve implementar un buen programa de capacitación si no hay un seguimiento a los avances, metodología y desempeño de los colaboradores. Esto además de desmotivar a los colaboradores, puede afectar la efectividad del programa, generar un ROI negativo y dificultar la toma de decisiones acertadas. Para ello, puedes poner en práctica los métodos de evaluación y herramientas previamente descritas que, sin duda, simplificarán todo el proceso.

 

 

Mejores Prácticas para una Evaluación Efectiva

La evaluación de la capacitación no solo es un proceso técnico, sino una estrategia integral que requiere la participación de líderes, colaboradores y una integración profunda en la cultura organizacional. Estas son algunas prácticas esenciales que te ayudarán a garantizar una evaluación de capacitación empresarial efectiva:

• Evaluación Constructiva y Objetiva: Asegúrate de evaluar a tus colaboradores de forma justa y objetiva. Ten en cuenta su desempeño, avances y logros a la hora de reconocer su labor o corregir respetuosamente, si es necesario. Enfócate siempre en el progreso y evita la crítica.
• Involucramiento de Líderes y Colaboradores: Fomenta la participación de los líderes en la planificación y ejecución de la evaluación. Esta acción demuestra el compromiso de la empresa con el desarrollo y la mejora continua. Incluye también a los colaboradores en la definición de los objetivos de evaluación y en la identificación de áreas clave a medir. Esto aumentará la transparencia y su aceptación de los procesos de evaluación.
• Comunicación Clara de los Beneficios de la Evaluación: Desde el inicio, comunica de manera clara y proactiva los beneficios tangibles de la evaluación de la capacitación. Destaca cómo contribuirá al desarrollo profesional, la eficiencia operativa y el éxito general de la organización. Comparte casos de éxito de capacitaciones anteriores y testimonios que ilustren cómo la evaluación ha conducido a mejoras significativas en la productividad y el logro de metas dentro de la compañía.
• Integración de la Evaluación Como Parte de la Cultura Empresarial: Integra la evaluación de la capacitación con los valores fundamentales de la empresa. Asegúrate de que esté alineada con la visión y la misión, convirtiéndola en un componente natural y coherente de la cultura organizacional. También puedes diseñar planes de incentivos para los colaboradores más destacados, potenciando así su aprendizaje y compromiso con el programa.
• Monitoreo Continuo y Ajuste: Establece continuamente canales de retroalimentación para evaluar la percepción y eficacia de los procesos de evaluación. Esto permite ajustes inmediatos y asegura que la evaluación evolucione con las nuevas necesidades y expectativas.

Como ves, la evaluación de los programas de capacitación es fundamental para alcanzar objetivos tangibles y relevantes para el crecimiento de tu compañía. A través de este proceso, las organizaciones además de medir la efectividad de la formación empresarial pueden identificar áreas de mejora y optimización para crear estrategias más rentables y sostenibles en el tiempo.

Ahora que ya conoces los métodos de evaluación existentes y las herramientas que suelen implementar las empresas del mundo, es el momento de identificar cuáles son las más adecuadas para alcanzar los objetivos de tu empresa y, posteriormente, implementarlas con éxito.

Por último, recuerda que al elegir un programa de capacitación es importante que identifiques si este te simplifica el proceso de evaluación. En el caso de Open English Business, no tendrás que preocuparte por las métricas del progreso de tus colaboradores con el inglés, pues contamos un Portal de Seguimiento exclusivo que te ofrece datos individuales y colectivos en tiempo real.

Esperamos que esta guía sea el inicio de capacitaciones empresariales más efectivas y rentables para tu organización. ¡Éxitos!

Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué es la evaluación de la capacitación? La evaluación de la capacitación es el proceso de medir la eficacia de los programas de formación, proporcionando información valiosa para mejorar y optimizar el aprendizaje.
2. ¿Cómo desarrollar la evaluación de un plan de capacitación? Desde identificar necesidades hasta elegir el modelo adecuado, el desarrollo de la evaluación implica un enfoque estratégico y la utilización de herramientas efectivas.
3. ¿Cómo se puede evaluar a un capacitador? La evaluación de un capacitador implica medir su impacto en el aprendizaje y desarrollo de los participantes, utilizando indicadores como la participación y los resultados obtenidos.
4. ¿Qué preguntas se hacen para evaluar una capacitación? Preguntas como «¿Cuál fue el nivel de satisfacción con la capacitación?» y «¿cómo aplicarás lo aprendido en tu trabajo diario?» proporcionan insights valiosos.
5. ¿Cuáles son las 3 fases de la capacitación? Las fases son: Identificación de necesidades, Diseño e Implementación y Evaluación. Cada fase contribuye al éxito general del programa de capacitación.
6. ¿Cuáles son los indicadores de capacitación? Indicadores como la tasa de participación, la tasa de finalización, la retención de empleados y el costo por persona formada ofrecen una visión integral de la efectividad de la capacitación.
7. ¿Cómo se realiza la evaluación de los resultados? La evaluación de resultados implica analizar indicadores clave y compararlos con los objetivos establecidos, identificando áreas de mejora y éxito.
8. ¿Cómo realizar una capacitación exitosa? Una capacitación exitosa se basa en identificar necesidades, diseñar programas efectivos, involucrar a los participantes y evaluar constantemente para ajustar y mejorar.
9. ¿Cuáles son los métodos de capacitación? Métodos como la capacitación presencial, la capacitación en línea, el aprendizaje práctico y la mentoría ofrecen enfoques variados para abordar diferentes necesidades de aprendizaje.
10. ¿Qué importancia tiene evaluar la capacitación? La evaluación de la capacitación garantiza que los programas sean efectivos, alineados con los objetivos comerciales y brinden un retorno tangible de la inversión.
11. ¿Cómo se puede evaluar el desempeño de un trabajador? La evaluación del desempeño implica medir la eficacia de un trabajador en función de los objetivos establecidos, el desarrollo de habilidades y la contribución al equipo.
12. ¿Cómo se puede mejorar la evaluación de desempeño? Mejorar las evaluaciones de desempeño implica claridad en los criterios de evaluación, retroalimentación constante y la implementación de acciones de desarrollo personalizadas.

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